Rechnungsstellung ist eine geschäftskritische und gleichzeitig zeitintensive Tätigkeit im Finance-Bereich bei iteratec. Denn fast jede Rechnung wird je Kunde individualisiert. Die manuelle Arbeit bindet wertvolle Ressourcen. Gleichzeitig ist Skalierung schwierig, denn mehr Aufträge bedeuten mehr manuelle Arbeit.
Gemeinsam mit dem eigenen Finance-Team entwickelte iteratec deshalb MAIA, den Multi-Agent-Invoicing-Assistant. Ein KI-Agenten-System, das den Prozess der Ausgangsrechnungen von der Datenprüfung über die Erstellung bis zur finalen Ablage automatisiert.
Das Ergebnis: 30 % Effizienzsteigerung, höhere Qualität und freie Kapazität für strategische Aufgaben. Aber MAIA zeigt auch etwas Grundsätzliches: Generative Artificial Intelligence (GenAI) kann sicher in geschäftskritische Prozesse eingebunden werden, wenn sie von Anfang an richtig gebaut wird.
Zeitersparnis & Produktivität
MAIA spart 30 % der Arbeitszeit im Rechnungsprozess und schafft – mit jeder weiteren Ausbaustufe – kontinuierlich mehr Kapazitäten für Analysen, Beratung und Weiterentwicklung im Team.
Skalierbarkeit ohne Mehraufwand
Mit MAIA kann iteratec unternehmerisch wachsen, ohne proportional mehr Ressourcen im Finance-Bereich aufbauen zu müssen.
Qualität & Konsistenz
Die KI lernt kundenspezifische Regeln und stellt sicher, dass jede Rechnung den individuellen Anforderungen entspricht. Die Kolleg:innen prüfen nur noch am Ende des Prozesses die Rechnung.
Schnellerer Cashflow
Rechnungen verlassen früher und schneller das Haus, Rückfragen nehmen ab.
MAIA besteht aus mehreren KI-Agenten, die wie ein virtuelles Team zusammenarbeiten, jeder mit einer klar definierten Rolle.
So wird nach Monats- oder Projektende der Prozess gestartet. MAIA zieht die relevanten Daten aus Zeiterfassungs- und Projektmanagementsystemen und übernimmt die Individualisierung der Rechnung, die Rechnungserstellung und die Dokumentenzusammenstellung. Perspektivisch übernimmt sie auch den Versand.
Am Ende prüft das Finance-Team die Rechnung in einer finalen Qualitätskontrolle, bevor sie an den Kunden versendet wird. Diese Human-in-the-Loop-Komponente sorgt für Sicherheit und liefert gleichzeitig wertvolles Feedback für kontinuierliche Verbesserung. „MAIA ist wie eine Kollegin, die als Werkstudentin anfing und seither immer anspruchsvollere Aufgaben bewältigt. Das entlastet uns enorm und schafft einen beidseitigen Lernprozess. Zudem gewinnen wir endlich Zeit, uns selbst weiterzuentwickeln und Prozesse zu hinterfragen – etwas, das uns früher schlicht nicht möglich war“, sagt Astrid Stadler, Teamlead Finance & Controlling.
Die eigentliche Herausforderung war weniger GenAI selbst, sondern die Technologie sicher, verlässlich und nahtlos in die IT-Landschaft zu integrieren. Zudem muss sie höchste Sicherheitsstandards erfüllen, denn MAIA verarbeitet sensible Finanzdaten, personenbezogene Zeitbuchungen und vertrauliche Kundeninformationen.
Daher setzte das Team zum einen auf einen hybriden Ansatz: Wo deterministische Logik ausreicht, kommen klassische Automatisierungen zum Einsatz. Wo Kontext, Interpretation und Flexibilität gefragt sind, übernimmt die KI. Zum anderen wurde das System von Beginn an „Secure by Design“ mit internen IT-Security-Expert:innen entwickelt. Das macht MAIA robuster, wartbarer und vertrauenswürdig.
Seit November 2024 ist das System live und verändert bereits heute, wie bei iteratec gearbeitet wird. Die Grundlage für die hohe Akzeptanz von MAIA und technische Geschwindigkeit war, dass ein interdisziplinäres Team aus Finance-Expert:innen, Entwickler:innen, KI-Spezialist:innen und IT-Security-Expert:innen MAIA entwickelte.
Rechnungen verlassen früher das Haus. Der Cashflow verbessert sich messbar. Rückfragen nehmen ab. Und das Finance-Team hat wieder Zeit für das, wofür es eigentlich da ist.
Doch MAIA ist weit mehr als ein Finance-Tool. Es ist der Startpunkt einer skalierbaren KI-Infrastruktur, die perspektivisch auf weitere Office-Prozesse ausgerollt wird. Denn wenn KI in diesem sensiblen Prozess funktioniert, funktioniert sie überall.
"Wir stehen erst am Anfang weitere Prozesse mit Agenten zu automatisieren. Mit jedem Projekt werden wir erfahrener, schneller und zeigen weiteren Kolleg:innen den Nutzen von GenAI. Ich freue mich auf die Zukunft."
Geschäftsführer bei iteratec
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